Dentre diversos fatores, o sucesso na realização de um empreendimento consiste em atender as exigências contratuais em relação aos processos de escopo, tempo, custo e qualidade, sendo que cada empresa adota a seu critério maior ou menor importância dada a cada um desses fatores. Numa análise superficial, contudo, constatamos a clara interdependência entre todos os processos e que o sucesso de um está diretamente ligado ao desempenho dos outros.
Se analisarmos o gerenciamento do tempo nos empreendimentos, ou seja, o planejamento e controle dos prazos, veremos que cada empresa tende a utilizar ferramentas gerenciais distintas que atendam da melhor forma as suas necessidades de controle.
Um bom planejamento físico começa muito antes do início da obra. A quantidade e principalmente a qualidade das informações obtidas ainda na fase do desenvolvimento dos projetos são fundamentais e nortearão todo o restante do processo. Muitas empresas cometem falhas justamente nessa fase, por negligenciar informações e não avaliar corretamente os riscos envolvidos.
A etapa inicial para o desenvolvimento de qualquer cronograma é a definição clara os principais milestones do projeto (também chamados de deliverables), que também serão os principais pontos de controle e acompanhamento. A definição das atividades (escopo) é um processo posterior à definição dos milestones e que visa um melhor detalhamento do trabalho a ser realizado.
Estabelecido o escopo do projeto, é necessário estabelecer um sequenciamento do trabalho a ser realizado através da elaboração de uma rede de precedências, o que facilitará no futuro uma análise mais criteriosa do caminho crítico da obra.
Uma análise importante a ser feita nessa fase diz respeito à disponibilidade de recursos a se aplicar no projeto, tais como mão de obra, materiais e equipamentos. Sem essas informações qualquer cronograma desenvolvido perde muito em qualidade e credibilidade, pois estará trabalhando com informações incorretas. Somente com a análise dos recursos é possível definir a duração de cada uma das atividades que compõem o projeto e, por conseqüência, a duração do próprio projeto.
Com todas as etapas anteriores cumpridas, começamos efetivamente o desenvolvimento do cronograma da obra, que deve contar com a participação dos principais envolvidos, como gerentes, coordenadores, engenheiros, mestres de obra, etc.
Um planejamento inicial bem definido, com pontos de controle claros, metas de produção adequadas à realidade e recursos alocados de forma correta e no momento certo, é o ponto de partida para se obter um bom controle de prazos e se evitar atrasos em obras.
A periodicidade de controle do cronograma deve ser previamente estabelecida entre as partes envolvidas (obra, matriz, cliente, etc), podendo ser diário, semanal, mensal, etc. Os critério de apuração dos trabalhos realizados também devem possuir regras claras a fim de se evitar conflitos sobre a execução ou não dos pacotes de trabalho definidos no momento da apuração dos resultados.
Reuniões periódicas de acompanhamento dos resultados e definições de planos de ações para os problemas detectados ao decorrer da obra, quando bem realizados, ajudam no cumprimento dos prazos e metas estabelecidas. Outro fator de sucesso é o envolvimento e comprometimento da equipe com a necessidade de cumprimento dos prazos acordados. O ideal é que haja um cronograma único para todos os níveis.
O gerenciamento da mão de obra, dos insumos e dos fornecedores também necessita de um bom acompanhamento a fim de não ocorrerem surpresas desagradáveis que acarretem no acréscimo de prazo à obra, prejudicando assim o relacionamento com o cliente e comprometendo o resultado do projeto como um todo.
(*) Hylton Olivieri, engenheiro civil, PMP, é gerente de planejamento da empresa Rossi Residencial S/A.
Autor: Hylton Olivieri
